Tuesday
Jun182013

RCE - Roadmap naar een toekomstbestendig & beheersbaar online model

Online beslismodel voor het MT

"SunIdee begreep snel waar het in onze organisatie om draait, werkt met een grote betrokkenheid en heeft een open, integere en inspirerende aanpak. De grafische visualisatie van het resultaat van ons proces met SunIdee, helpt ons om op een aansprekende en overzichtelijke manier de dialoog aan te gaan met interne en externe stakeholders van de RCE"

(Projectleider KIMOMO/Accounthouder Kennisuitwisseling van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed)

Achtergrond

Als kenniscentrum heeft de RCE te maken met verschillende doelgroepen. Het ontbreekt de RCE aan inzicht in de wensen en specifieke informatiebehoeftes van zijn stakeholders en aan inzicht wat de meest effectieve communicatievorm en manier is om deze informatie te verstrekken.
In totaal gaat het bij de RCE om meer dan 8.000 internetpagina's en dit aantal stijgt bijna dagelijks.
SunIdee is gevraagd, voorafgaand aan het daadwerkelijk initiëren van het proces naar een nieuw online model, een beslismodel voor het MT uit te werken voor het verkrijgen van een commitment voor de meest adequate aanpak om het onlinemodel van de RCE structureel aan te pakken / te verbeteren.

Resultaten

Analyse van de interne situatie en exploratie van de externe situatie.

Een grafische visualisatie van het beslismodel voor het MT gebaseerd op drie ambitieniveaus zijnde Web 1.0, 2.0 of 3.0.

De RCE kan nu zelf haar ambitie bepalen en per ambitieniveau zien wat de verschillende consequenties en prioriteiten zijn op het gebied van de organisatiestructuur, -cultuur, personeel en organisatie, communicatie, onderzoek en systemen.

Aanpak

De interne situatie ten aanzien van online communicatie wordt in kaart gebracht door telefonische of 1-op-1 interviews (10) met het voltallige projectteam en overige (interne) betrokkenen. Hiervoor wordt een intake handleiding gebruikt.

Vervolgens vindt een workshop van een halve dag plaats met zes externe stakeholders (6) – w.o. beleidsmedewerkers van de gemeente, eigenaren en beheerders van monumenten en adviseurs - om hun huidige en toekomstige wensen in kaart te brengen en hun visie ten aanzien van hun toekomstig beeld van de RCE tav kennis en informatievoorziening. Deze output wordt vooral als exploratief beschouwd.

In een workshop met het interne stakeholders zijn de kansen, valkuilen, criteria, randvoorwaarden, ambities en consequenties mbt het online aanbod bepaald.
Vervolgens is alle relevante informatie uit de eerdere stappen – de workshop met externe stakeholders – tijdens de workshop gedeeld en besproken.

Dit proces heeft geresulteerd in een grafische visualisatie van het online beslismodel met drie ambitieniveaus, zijnde Web 1.0, 2.0 en 3.0.
De RCE kan nu haar ambitieniveau bepalen en in het beslismodel zien wat hiervan de consequenties en te nemen stappen zijn om dit ambitieniveau te realiseren.
Het online model is aan het MT gepresenteerd en heeft geresulteerd in een commitment voor het vervolgtraject.